În cadrul ultimei şedinţe a Colegiului Prefectural, desfăşurată la Palatul Administrativ din Reşiţa, Laurenţiu Ovidiu Roşu, şeful Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale, instituţie care îşi are sediul la Caransebeş, a prezentat o informare referitoare la modificările legislative privind autorizarea şi funcţionarea operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
Astfel, a spus acesta, în conformitate cu prevederile art. 3 din Legea 16/1996 republicată în Monitorul Oficial Nr. 293/22.04.2014, Arhivele Naţionale asigură administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României, funcţionează ca direcţie în subordinea Ministerului Afacerilor Interne şi îşi exercită atribuţiile prin compartimentele specializate şi prin Serviciile judeţene. De asemenea, acordă asistenţă de specialitate şi asigură desfăşurarea unitară a operaţiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente.
Dinamica vieţii economice din ultimele două decenii şi jumătate a avut ca rezultat închiderea şi dispariţia mai multor foste întreprinderi din perioada de dinainte de 1989, fără ca o altă unitate să le continue activitatea, aceeaşi soartă având-o şi unele societăţi postdecembriste, a spus Laurenţiu Ovidiu Roşu.
Până la apariţia Ordonanţei de Urgenţă Nr. 39/31 mai 2006, Casa Naţională de Pensii şi structurile teritoriale ale acesteia aveau în responsabilitate preluarea şi gestionarea arhivelor cu valoare practică ale societăţilor desfiinţate, în preambulul Ordonanţei făcându-se referire la faptul că „preluarea activităţii de arhivare de către Casele teritoriale de pensii a condus la apariţia unor incompatibilităţi între activitatea de bază, specifică, Casele teritoriale de pensii confruntându-se deja cu grave probleme cauzate de lipsa spaţiilor de depozitare, a dotărilor corespunzătoare şi a personalului specializat necesar acestei activităţi, înregistrându-se chiar litigii, ca urmare a imposibilităţii de preluare a arhivelor”.
Ordonanţa de Urgenţă Nr. 39/2006 modifică articolul 18 al Legii Arhivelor Naţionale, astfel: „În cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor art. 2, cât şi cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor, vor fi preluate de Arhivele Naţionale sau de Direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Documentele cu valoare practică prevăzute la alin. 1 se preiau după înfiinţarea în cadrul Arhivelor Naţionale şi al Direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale a unor structuri specializate, cu asigurarea, în condiţiile legii, a resurselor umane şi logistico-financiare necesare.
Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul public de pensii, aflate la Casele teritoriale de pensii, se preiau, în condiţiile alin. 2, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-preluare, întocmite potrivit modelelor prevăzute în Anexele nr. 2 şi 3.
Asigurarea structurilor specializate prevăzute la alin. 2 se realizează cu încadrarea în numărul de posturi şi credite bugetare aprobate Ministerului Administraţiei şi Internelor, prin legile bugetare anuale”.
Laurenţiu Ovidiu Roşu a mai precizat că până în luna mai 2006, la nivelul Casei Judeţene de Pensii Caraş-Severin nu au fost preluate documente cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor de la nici o societate desfiinţată.
Ţinând cont de prevederile articolului de mai sus, de faptul că nu au fost înfiinţate structuri specializate în cadrul Arhivelor Naţionale şi al structurilor judeţene ale Arhivelor Naţionale şi că nu au fost asigurate resursele umane şi logistico-financiare necesare, Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale nu a preluat documente cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor. Excepţie fac documentele cu valoare practică create de către S.C. Combinatul Agroindustrial Berzovia şi de către S.C. Gosint S.A. Bocşa, preluate în baza unor hotărâri judecătoreşti definitive şi irevocabile.
Legea 138/30 aprilie 2013, pentru completarea şi modificarea Legii Arhivelor Naţionale Nr. 16/1996, reglementează atât situaţia documentelor cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor, cât şi cadrul de funcţionare a operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
În articolul 18, alin (1) se precizează că: „În cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor art. 2, se preiau de către Arhivele Naţionale sau de către Serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice”.
Actul normativ prezintă obligaţia notificării Arhivelor Naţionale sau structurilor teritoriale ale acestora de către lichidatori, cu privire la deschiderea procedurii insolvenţei unui creator sau deţinător de documente, precum şi asupra datelor de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi, de către operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cu privire la documentele preluate în baza contractelor menţionate mai sus, şi de către persoanele fizice sau juridice, inclusiv Casele teritoriale de pensii ce au în păstrare sau în custodie arhivele creatorilor desfiinţaţi cu privire la predarea arhivei şi la operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice care le-au preluat.
Operatorii economici pot presta servicii arhivistice de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistice şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale, a mai spus Laurenţiu Ovidiu Roşu.
Contractele având ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie să conţină clauze exprese referitoare la transferul documentelor preluate de către operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, în cazul încetării activităţii acestora, către un alt operator economic autorizat în prestarea de servicii arhivistice, sub sancţiunea nulităţii absolute.
Arhivele Naţionale asigură evidenţa generală a operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.
Deosebit de importante sunt precizările din articolul II al Legii 138/2013:
„(1) Operatorii economici, care, la data intrării în vigoare a prezentei legi, prestează servicii arhivistice, au obligaţia ca în termen de un an de la data intrării în vigoare a prezentei legi să solicite eliberarea autorizaţiei de funcţionare.
(2) Operatorii economici, prestatori de servicii arhivistice, care, la data împlinirii termenului prevăzut la alin (1), nu îndeplinesc condiţiile stabilite de Legea 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cele aduse prin prezenta lege, îşi încetează activitatea în domeniul serviciilor arhivistice”.
Ordinul Ministrului Afacerilor Interne Nr. 137/27 septembrie 2013, pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale Nr. 16/1996, reglementează procedura de notificare şi conţinutul acesteia, datele care se introduc în Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice şi condiţiile privind gestionarea acestuia, dar şi procedura de eliberare, reînnoire, suspendare şi retragere a autorizaţiei de funcţionare a operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
„Considerăm benefice noile reglementări apărute în anul 2013, deoarece acestea creează cadrul pentru înfiinţarea şi funcţionarea operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice în domeniul păstrării şi al conservării documentelor, în activitatea de legătorie, în cea de restaurare, de prelucrare arhivistică, precum şi în cea de utilizare a documentelor. În momentul de faţă, în raza de activitate a Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale a fost eliberată o autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de legătorie şi o autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică”, a mai spus Laurenţiu Ovidiu Roşu.
Bianca METEŞ
