În cadrul ultimei şedinţe a Colegiului Prefectural, şeful Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale, Ovidiu Roşu, a prezentat stadiul digitalizării instrumentelor de evidenţă şi al registrelor de stare civilă la nivelul acestei instituţii care îşi are sediul la Caransebeş.
În categoria documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României se regăsesc actele oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memoriile, manuscrisele, proclamaţiile, chemările, afişele, planurile, schiţele, hărţile, peliculele cinematografice şi alte asemenea mărturii, matricile sigilare, precum şi înregistrările foto, video, audio şi informatice cu valoare istorică, realizate în ţară sau de creatori români în străinătate.
Portalul de servicii electronice al Arhivelor Naţionale ale României cuprinde secţiunile Solicitare documente cu valoare juridică, Consultare documente istorice, Nomenclatoare şi lucrări de selecţionare, dar şi o posibilitate de Căutare în arhivă la nivel naţional/regional (portal.arhivelenationale.ro).
Conform lui Ovidiu Roşu, un prim pas pe calea informatizării Arhivelor Naţionale a fost făcut în anul 2013, când, prin implementarea proiectului Sistem Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale (SIIAN), atât structura centrală, cât şi un număr de 25 de structuri judeţene, printre care şi Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale, au fost conectate. Din acest moment, sistemul a fost utilizat pentru înregistrarea şi evidenţa solicitărilor persoanelor fizice şi juridice, a cererilor pentru eliberarea copiilor, extraselor şi certificatelor, a nomenclatoarelor arhivistice/lucrărilor de selecţionare şi a petiţiilor (CRM), pentru consultarea documentelor istorice şi pentru evidenţa acestora (ScopeArchiv), precum şi pentru evidenţa activităţilor (BI). Accesul persoanelor fizice şi al celor juridice la serviciile oferite de către Arhivele Naţionale sunt Solicitare documente cu valoare juridică, Consultare documente istorice, precum şi Nomenclatoare şi lucrări de selecţionare şi se realizează prin intermediul portalului Arhivelor Naţionale, în baza unui cont de utilizator.
Navigarea către secţiunile în care pot fi regăsite informaţiile despre fondurile şi colecţiile deţinute de către fiecare structură din cadrul Arhivelor Naţionale poate fi realizată prin accesarea butoanelor Căutare în arhive la nivel naţional sau a butoanelor Navigare nivel regional, Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale putând fi regăsit în Centrul Regional Timişoara.
În momentul în care se apasă pe simbolul +, pot fi vizualizate toate fondurile şi colecţiile arhivistice pe care Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale le păstrează în depozite. De asemenea, în secţiunea Biblioteca documentară AN Caraş-Severin, pot fi accesate cărţile şi periodicele al căror inventar a fost digitalizat.
Pentru cărţile şi periodicele din biblioteca serviciului pot fi aflate titlul şi cota unităţii de bibliotecă.
În ultimii ani, a mai spus Ovidiu Roşu, una dintre activităţile căreia i s-a acordat o importanţă deosebită în sistemul Arhivelor Naţionale a fost aceea de digitalizare a instrumentelor de evidenţă a documentelor din fondurile şi colecţiile deţinute. Şi Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale s-a înscris în această tendinţă, prin tehnoredactarea inventarelor arhivistice dactilografiate şi a fişelor de inventar manuscrise, prin formatarea inventarelor păstrate în fişiere word şi prin încărcarea materialelor electronice rezultate în portal.
În momentul de faţă, în Portalul Arhivelor Naţionale sunt încărcate toate fondurile şi colecţiile deţinute de către Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale.
Pentru o parte a acestora sunt accesibile şi inventarele arhivistice (structurile sau seriile), iar pentru altele, chiar conţinutul unităţilor arhivistice: dosare, registre, condici, fotografii, planuri, hărţi, cataloage ş.a.
Cu tot efortul depus de către personalul Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale, în momentul de faţă, doar aproximativ 30-35 la sută dintre inventare sunt accesibile online.
Pentru a dinamiza acest proces, Arhivele Naţionale au decis să implementeze proiectul „Consolidarea capacităţii Arhivelor Naţionale de furnizare a serviciilor publice (e Vitala) – cod My SMIS 127024”. Prin acest proiect, s-a dorit ca activitatea de digitalizare a instrumentelor de evidenţă să fie externalizată către un prestator.
În perioada 2020-2021, la nivelul Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale au fost identificate toate inventarele arhivistice neîncărcate în portal, iar acestea au fost pregătite pentru livrare la prestator. Pentru fiecare inventar a fost întocmită o fişă care cuprinde instrucţiunile pentru digitalizare.
În 6 septembrie 2022, Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale a predat către prestator un număr de 1.175 de inventare arhivistice dactilografiate/tehnoredactate, un număr de 135 de inventare arhivistice manuscrise şi un număr de 247 de instrumente contemporane de evidenţă. Important de subliniat este faptul că pentru fondurile de secol XIX, evidenţa documentelor nu se realiza prin intermediul inventarelor arhivistice, ci al instrumentelor contemporane, respectiv registre de intrare-ieşire a corespondenţei, care permiteau regăsirea fiecărui document în parte.
În momentul de faţă, se aşteaptă ca prestatorul să restituie materialele care se află în curs de procesare, împreună cu livrabilele digitalizate ale acestora.
La finalizarea digitalizării, prin proiectul „Consolidarea capacităţii Arhivelor Naţionale de furnizare a serviciilor publice (e Vitala) – cod My SMIS 127024”, descrierea conţinutului tuturor unităţilor arhivistice din fondurile şi colecţiile prelucrate deţinute de către Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale va putea fi accesată online prin intermediul portalului Arhivelor Naţionale.
Digitalizarea instrumentelor de evidenţă, a inventarelor arhivistice este doar primul pas către accesul la documentele de arhivă. Această etapă va permite cunoaşterea de către cei interesaţi a cuprinsului fiecărui dosar, registru sau cutie în parte, dar aceştia nu vor putea accesa efectiv documentele.
Ţinând cont că doar la nivelul Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale se păstrează câteva milioane de unităţi arhivistice şi că fiecare dintre acestea poate conţine până la 250-300 de file, se poate trage concluzia că efortul pentru digitalizarea acestora va fi unul considerabil.
Un prim pas a fost făcut de către Arhivele Naţionale în domeniul digitalizării actelor de stare civilă prin proiectul „Spre guvernarea digitală. Starea civilă electronică în cadrul Arhivelor Naționale ale României (eANR)”. Pentru fiecare structură a Arhivelor Naţionale a fost stabilit un număr de 227.000 de acte de stare civilă, dintre care 36.000 să fie indexate, fotografiate şi convertite de către reprezentanţii structurii Arhivelor Naţionale respective, iar 191.000 să fie indexate, fotografiate şi convertite de către prestator.
În anul 2022, a mai adăugat şeful instituţiei, la nivelul Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale au fost indexate, fotografiate şi convertite de către responsabilii eANR un număr de 42.453 de acte de stare civilă. Celelalte 191.000 de acte de stare civilă sunt pregătite pentru a fi predate prestatorului extern, care se va ocupa de indexarea, fotografierea şi convertirea acestora.
Pe lângă cele 227.000 de acte de stare civilă menţionate anterior, în semestrul I al acestui an, responsabilii interni eANR vor indexa, fotografia şi converti încă 18.000 de acte de stare civilă.
Important de menţionat este faptul că proiectul „Spre guvernarea digitală. Starea civilă electronică în cadrul Arhivelor Naționale ale României (eANR)” este prima iniţiativă de o asemenea anvergură derulată la nivelul tuturor structurilor centrale şi judeţene ale Arhivelor Naţionale. De asemenea, nu poate fi ignorat faptul că acesta completează proiectul de digitalizare a actelor de stare civilă derulat de către INEP, respectiv de către direcţiile judeţene de evidenţă a persoanelor (digitalizarea actelor de stare civilă create din anul 1920 şi până în prezent).
Prin cele două proiecte derulate de către Arhivele Naţionale, e Vitala şi eANR, cercetătorii interesaţi de informaţiile păstrate în depozite vor putea să acceseze online toate inventarele arhivistice ale fondurilor şi colecţiilor şi o parte a documentelor dintr-o singură colecţie, cea a registrelor de stare civilă.
Bianca METEŞ